In so manchem Betrieb werden Wartungsintervalle nicht ordentlich eingehalten. Mal fühlt sich keiner der Mitarbeiter dafür zuständig, in einem anderen Betrieb gibt es keine Übersicht über die Vielzahl an gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen und die jeweiligen Termine. Wie die richtige Software Betriebe bei der Wartung ihrer Anlagen unterstützt, verrät Ulrich Hoppe von der gleichnamigen Unternehmensberatung, die auch den „Wartungsplaner“ entwickelt hat.
Herr Hoppe, Sie sind in vielen Betrieben unterwegs. Mit welchen Schwierigkeiten hinsichtlich der Organisation und Erfassung von Betriebsmitteln kommen Unternehmer auf Sie zu?
Ulrich Hoppe: Angesichts der vielen Vorschriften für Wartung, Überprüfung und Instandhaltung von Maschinen und Anlagen, verschiedenen Prüfintervallen und den Anforderungen an die Dokumentation, stellt sich immer wieder die Frage, wie sich diese Aufgaben effizient, aber auch rechtssicher erledigen lassen. Oft treffen wir auf handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder eigenentwickelte Datenbanken. Das ist eine Basis, aber fehleranfällig und oft recht unübersichtlich. Viele wissen nicht, dass sie mit einer passenden Software sämtliche Aspekte im Rahmen der Betriebsmittelwartung abdecken können. Die so erreichte Automatisierung ermöglicht ein sehr angenehmes Arbeiten, vor allem hinsichtlich der Dokumentation.
Für welche Betriebsmittel ist die Verwendung einer Software für Wartungsarbeiten sinnvoll?
Hoppe: Für alle Betriebsmittel, die per Gesetz regelmäßig gewartet werden müssen. Nur wenn alle vollständig in den entsprechenden Intervallen erfasst und geprüft werden, ist der Unternehmer bei einem Arbeitsunfall abgesichert. Die Vielzahl an Arbeitsschutzregelungen und Prüfrichtlinien umfasst nahezu sämtliche Betriebsmittel, von der Produktionsanlage über Türen und Tore bis hin zur Steckdosenleiste. Der Bruch einer Leitersprosse klingt zwar relativ harmlos, verletzt sich dabei aber ein Mitarbeiter und die Leiter wurde nicht wie in der Betriebssicherheitsverordnung vorgeschrieben überprüft, kann das sehr teuer werden, da dann keine Versicherung haftet. Zudem werden Bußgelder fällig, wenn es zu solchen Versäumnissen kommt. Mal ganz abgesehen von dem entstandenen Schaden für den Mitarbeiter.
Auch Steckdosenleisten müssen überprüft werden? Das hört sich nach sehr umfangreicher Wartung an.
Hoppe: Ja, deswegen ist es empfehlenswert, auf eine Software zurückzugreifen. Gerade elektrische Anlagen und Geräte sind eine besondere Herausforderung bei der Wartungsplanung. Denn nicht nur die Vorgaben der Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften müssen beachtet werden, sondern auch die des Verbands der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik. Überprüft werden müssen also alle Geräte, die über eine Steckdose mit Strom versorgt werden, was selbst die Kaffeemaschine in der Küche betrifft.
Wie kann denn eine intelligente Instandhaltung mittels Software aussehen?
Hoppe: Zuerst werden alle Betriebsmittel mit ihren Wartungszyklen erfasst. Anschließend werden sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsvorschriften sowie ein Kalender zur Planung anstehender Wartungsaufgaben in die Software eingepflegt. So bekommt der Verantwortliche dann eine E-Mail, wenn er Wartungen vornehmen muss. Zudem verfügt die Software über eine Funktion, mit der in Prüfberichten entsprechende Wartungsaufträge generiert werden können. Mit wenigen Klicks lassen sich mit dieser Software Dokumente erstellen, archivieren und pflegen.
Werden die aus der Software generierten Berichte auch von den Prüfbehörden akzeptiert?
Hoppe: Absolut. Dass Prüfberichte und sonstige Dokumente in digitaler Form vorliegen und gegebenenfalls auch per Mail verschickt werden können, ist ein großer Vorteil und erleichtert die Arbeit ungemein. Bei Betriebsprüfungen sind alle Unterlagen schnell verfügbar und anschaulich, da wichtige Instandhaltungskennzahlen grafisch aufbereitet werden. Noch ein wichtiger Aspekt: Das proaktive Instandhaltungs-Management beugt ungeplanten Ausfällen der Produktion vor und Ressourcen werden so wirtschaftlich eingesetzt. Wenn ein Stapler zum Beispiel ausfällt, beeinflusst das den Tagesablauf ungemein. Das müssen sich Unternehmer bewusst machen.
Inwieweit unterstützt die Software für die Wartungsplanung den Einsatz mobiler Endgeräte?
Hoppe: Die Informationen können auch auf Tablets und Smartphones eingepflegt werden. Das ist besonders praktisch, weil erfahrungsgemäß die Verantwortlichen für den Arbeitsschutz viel im Betrieb unterwegs sind. Mit einem papierlosen Prüffristenmanagement, das zudem noch kompatibel für mobile Endgeräte ist, ist ein sehr effizientes Arbeiten möglich. Zudem können eventuelle Mängel auch gleich mit einem Foto dokumentiert werden, welches dann in der Software an das entsprechende Betriebsmittel angehängt wird.
Ihr Fazit lautet also?
Hoppe: Solch ein Tool ist äußerst bedienerfreundlich und die Vorteile liegen auf der Hand. Termine können nicht mehr vergessen werden und ein Audit ist sehr schnell vorbereitet, weil alle Unterlagen zur Verfügung stehen. Die Mitarbeiter können sich so den wirklich wichtigen Aufgaben widmen und verlieren keine Zeit mehr mit Bürokratie.
Zur Person:
Die Hoppe Unternehmensberatung mit Senior Consultant Ulrich Hoppe (Foto) beschäftigt sich primär mit der Optimierung von Geschäftsprozessen. Kernkompetenz ist die Unterstützung bei Neuorganisation und Redesign der Geschäftsprozesse. Das Unternehmen ist Entwickler der Software Wartungsplaner und der Inventarsoftware.