Eine große Herausforderung für Unternehmen besteht darin, dass Aufgabenstellungen beispielsweise in der Arbeitsschutzorganisation immer komplexer werden. Wie sich diese Herausforderungen auch mit Hilfe von Lösungen des IT-Unternehmens Prosis bewältigen lassen, erläutert Ruwen Lauck in seinem Fachbeitrag.
unehmend sind gegenüber Auftraggebern, Kunden und öffentlichen Stellen mehr Anforderungen und Nachweispflichten zu erfüllen. Zusätzlich erfahren Themen wie Managementsysteme, Qualitätsmanagement und Prozesssteuerung, vor allem von größeren Unternehmen gegenüber ihren Lieferanten eingefordert, ein stärkeres Augenmerk. Diese erhöhen für die Unternehmen im klein- und mittelständischen Bereich den administrativen Aufwand.
Am häufigsten ist dies in Unternehmen zu beobachten, in denen ohne Prozesse gearbeitet wird bzw. einzelne Prozesse nicht ganzheitlich miteinander verknüpft sind. Auch findet die Digitalisierung als Unterstützung der Unternehmensstruktur und Unternehmensorganisation oftmals nur zögerlich statt. Das IT-Unternehmen Prosis begleitet seit nun fast 25 Jahren ihre Kunden unter anderem mit Beratungsleistungen und der Individualentwicklung für Softwarelösungen. In dieser Zeit sind ursprünglich aus der Eigennutzung heraus Softwarelösungen für die Arbeitssicherheit, die Personalverwaltung sowie die Kunden- und Auftragsverwaltung entstanden.
Gesamtlösung entwickelt
Für eine Problemstellung, die mehrere Kunden des Unternehmens aus dem Bereich der Fachkräfte für Arbeitssicherheit betrifft, wurde mit Hilfe des digitalen Arbeitsschutzes eine Gesamtlösung entwickelt, die mehrere Prozesse miteinander kombiniert und so eine alltagstaugliche und ganzheitliche Lösung für die Kunden schafft.
Künftig besteht die Möglichkeit, direkt in der Softwarelösung für den Arbeitsschutz „luit Guard“, gleichzeitig mit der Durchführung der Tätigkeiten im Arbeitsschutz, wie beispielsweise einer Gefährdungsbeurteilung, die Zeiterfassung vorzunehmen und anschließend, mit Hilfe einer Gesamtbuchungsübersicht aller Arbeitsstunden die Abrechnung gegenüber dem Kunden zu erstellen. Zusätzlich kann die Übersicht als Nachweis für die Erledigung vorgegebener Aufgaben gegenüber Auditoren im Rahmen eines Arbeitsschutzmanagementsystems oder eines Qualitätsmanagements genutzt werden. Mit Blick auf die Nutzerfreundlichkeit steht neben der Nutzung eines Laptops oder Tablets zusätzlich die App-Anwendung „chappeau“ zur Verfügung.
KOMPAKT
Die Anforderungen und Verpflichtungen an kleine und mittelständische Unternehmen sind höher und vielfältiger denn je – sei es in Bezug auf Nachhaltigkeit, Umweltschutz, IT-Sicherheit oder Arbeitsschutz. Dies stellt zunehmend eine Herausforderung dar, vor allem mit dem steigenden Personalmangel. Die Frage lautet daher: Wie kann ich mein Kerngeschäft trotz Verpflichtungschaos einfach, strukturiert und rechtssicher gestalten?
Um diese Frage anzugehen, ist es sinnvoll, klare Prozesse zu etablieren. Ein strukturierter Blick auf die Ressourcen und ihre Nutzung an verschiedenen Stellen ist essenziell. Doch oft fühlt man sich wie vor einem unbesiegbaren Berg, ohne zu wissen, welche Fähigkeiten und Hilfsmittel für den Gipfelerfolg erforderlich sind.
Dieses Beispiel von Prosis zeigt, dass mit Hilfe der Digitalisierung eine Problemlösung möglich und unkompliziert einsetzbar ist. Die Anforderungen können dabei individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Digitale Lösungen fungieren und unterstützen als eigene Steuerungselemente oder können als Kontrollmechanismen beispielsweise für die Auditierung im Rahmen der ISO 45001 sowohl für das Unternehmen als auch für den Auditor genutzt werden. Sie ermöglichen die transparente, vollständige Durchführung und Dokumentation. Zusätzlich ist die Steuerung der Prozesse optimal möglich und Punkte wie Effizienz, Revisionssicherheit und Qualität sind keine Fremdworte mehr.
Game-Changer-Tipps für eine sichere, effiziente und nachhaltige Arbeitswelt:
- Die Einführung von Software-Lösungen bietet nicht nur eine zeitgemäße Alternative zur herkömmlichen Ordnerstruktur, sondern ermöglicht auch eine effektivere Verwaltung von Daten und Informationen. Beispielweise die zentrale Aufwandsübersicht von Dienstleistern.
- Klare Verantwortlichkeiten sind der Schlüssel zur effizienten Umsetzung von Pflichten. Beispielsweise die Einführung eines Qualitäts- oder Sicherheitsbeauftragten.
- Regelmäßige Überprüfungen sind unerlässlich, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und potenzielle Risiken zu erkennen. Beispielsweise ein wöchentlicher 90-minütiger Blocker im Kalender neben dem Alltagsgeschäft.
- Die Aufteilung großer Aufgaben in kleine, überschaubare Schritte ermöglicht die Abarbeitung komplexer Themen. Beispielsweise 25-minütige Aufgaben definieren.
- Konkrete Beispiele für bewährte Methoden und Werkzeuge können den Weg zur Effizienz ebnen. Beispielsweise die 5 S-Methode oder den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
- Externe Unterstützung, sei es durch Experten oder Beratungsdienstleistungen, kann den Weg zur Pflichtenerfüllung erheblich erleichtern.
Fazit: Einen Gipfel besteigt man nicht einfach so. Der Weg zur effizienten Handhabung von Unternehmerpflichten erfordert Wissens- und Erfahrungsaufbau.
RUWEN LAUCK
…ist Berater für Arbeitsschutz, Managementsysteme und Wasserstofftransformation. Mit seinem Ingenieurbüro unterstützt er Unternehmen, Verpflichtungen in Spitzenleistungen zu verwandeln. Seine Leidenschaft gilt der Schaffung einer sicheren, effizienten und nachhaltigen Arbeitswelt.