Eine Arbeitswelt ohne IT ist heute nicht mehr vorstellbar. Selbst Berufe, die auf den ersten Blick herzlich wenig mit Computern zu tun haben, nutzen IT. Das gilt auch für den Bereich des Arbeitsschutzes. Das Unternehmen Prosis aus dem bayrischen Gaimersheim hat unter anderem „luit Guard“ entwickelt, ein System für alle Belange der Arbeitssicherheit. Vor Ort erhielt die Redaktion Einblick in die Software-Schmiede.
Das Unternehmen Prosis wurde bereits 1999 gegründet, doch intensiver mit dem Thema Arbeitsschutz beschäftigt man sich dort erst seit gut fünf Jahren. Ursächlich war der Umzug in ein moderneres neues Gebäude, den aktuellen Firmensitz. „Mit dem Umzug in dieses Gebäude sind wir selbst mit dem Thema konfrontiert worden“, schildert COO Klaus Schnappauf. Das Unternehmen nutzt Großraumbüros. Dort verlaufen Kabelkanäle, stehen höhenverstellbare Schreibtische, Bildschirmarbeitsplätze, Lounge-Möbel für die Mittagspause, in jeder Etage findet sich eine Coffee Corner – jede Menge Aspekte, die hinsichtlich betrieblicher Arbeitssicherheit zu beleuchten sind.
Übersichtliches Software-Tool statt endloser Tabelle
Es wurde eine Fachkraft für Arbeitssicherheit engagiert, „mit der wir auch heute noch wunderbar zusammenarbeiten“, wie Schnappauf betont. „Aber der Kollege öffnete damals sein Laptop, es war eine riesengroße Excel-Tabelle zu sehen, durch die er sich mühselig arbeitete.“ Schnell kam man gemeinsam auf die Idee, sämtliche Inhalte, die aufwendig in der Tabelle gepflegt wurden, in ein übersichtliches Software-Tool zu packen. Die notwendigen Gesetzesvorlagen, Normen und Richtlinien dazu lassen sich prima in einer überall zugänglichen Cloud ablegen.
„So kann man als Fachkraft für Arbeitssicherheit bequem und vollkommen mobil mit einem einfachen Tablet durch die Unternehmen gehen und alle notwendigen, vorgegebenen Fragen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung abarbeiten“, erklärt Schnappauf. „Einfach abhaken, wenn es in Ordnung ist, oder eben eine notwendige Maßnahme ableiten und in das System eintragen. Die Maßnahme und deren Überwachung kann mit dem System vollkommen automatisch an die im Unternehmen zuständige Person weitergeleitet werden.“ Eine solche Software entwickelte Prosis zunächst für den eigenen Betrieb und formte schließlich daraus das Arbeitssicherheitstool „luit Guard“.
Klaus Schnappauf war maßgeblich an den
Software-Lösungen des Unternehmens beteiligt.
// Foto: Camillo F. Kluge
Ein komplettes Paket an Softwarelösungen
Groß geworden ist das IT-Beratungsunternehmen durch sein Engagement in der Automobil-Branche. Mit dem Tool „luit Guard“ wurde die Basis für ein zweites Standbein als Software-Spezialist geschaffen. Daneben gibt es mittlerweile auch das Verschlüsselungstool „hilde Guard“ für einen sicheren Umgang und Austausch von Informationen und Daten. Abgerundet wird das Paket der Softwarelösungen durch „gu Staff“, eine ganzheitliche Software zur Personalverwaltung.
Das alles erforderte auch neue Tätigkeiten im Unternehmen, zum Beispiel einen aktiven Vertrieb. „Vorher sind wir meistens durch Empfehlungen, also Mund-zu-Mund-Propaganda, zu neuen Kunden gekommen“, sagt Schnappauf. Für die Arbeitssicherheit ist nun ein eigenes Marketing und ein eigener Vertrieb erforderlich geworden. So wurde vor gut einem Jahr der Bereich Business Development mit einem Vertriebsaußendienst geschaffen, den Jeannette Meier-Wittig entscheidend mitgestaltet.
Baukastensystem mit Muster-Bausteinen
„Unsere ,luit Guard` entwickelt sich kontinuierlich weiter“, berichtet Jeannette Meier-Wittig. „Seit diesem Frühjahr ergänzen wichtige Punkte wie das Gefahrstoffmanagement, Unfalluntersuchungen einleitbare Sofortmaßnahmen und die Planung, Durchführung und automatische Protokollierung von Betriebsbegehungen das Tool. Es kommen nach und nach wichtige Inhalte hinzu.“ Dabei wird auch das Feedback der Kunden berücksichtigt. „Das geschieht durch einfache Rückmeldungen oder auch durch auftauchende Problemstellungen, die Kunden bei der Umsetzung des Arbeitsschutzes in den jeweiligen Betrieben haben.“ Somit wird das Produkt letztlich für alle Kunden immer umfangreicher, aber auch immer einfacher, praktischer und übersichtlicher in der Handhabung.
Letztlich funktioniert „luit Guard“ ein wenig wie ein Baukastensystem. Es gibt Muster-Bausteine, die mit dem Fragenkatalog zur Gefährdungsbeurteilung sozusagen eine grundlegende Basis für jedes Unternehmen bilden. Dazu ergänzt jeder Kunde dieses Basis-Tools mit speziellen Bausteinen, die den Anforderungen und individuellen Bedürfnissen seines Betriebes entsprechen. „Erwirbt ein Kunde die Lizenz für das Programm, kann er wirklich alle Einzelheiten und Bausteine für sich nutzen und einfach nach seinen Bedürfnissen zusammenstellen, ganz so, wie er es benötigt.“
Tool für alle Betriebe und Branchen
Dabei funktioniert „luit Guard“ bei allen Arten von Betrieben und für alle Branchen, vom Gerüstbauer bis zur Schreinerei, vom Landschaftsgärtner hin zum Metallbauer. „Die Basis bildet das Arbeitsschutzgesetz, daran richtet sich das Programm aus. Die Gefährdungsbeurteilung einer Maschine beispielsweise ist im Prinzip überall gleich, die Fragestellungen sind die gleichen“, erklärt Jeannette Meier-Wittig. Das Programm ist nicht nur innerbetrieblich zu nutzen. „Nehmen wir das Beispiel Gerüstbauer: Hier kann der Kunde die Beurteilung fertig aufgebauter Gerüste an unterschiedlichen Standorten durchführen und dokumentieren, er kann sich die Struktur mit den benötigten Unterbereichen jeweils individuell und für verschiedene Orte anpassen.“
Das Baukastensystem nennt sie als großen Vorteil von „luit Guard“ im Vergleich mit vielen anderen Software-Tools zur Arbeitssicherheit. „Bei uns hat der Kunde alles mit dabei, ein komplettes System, aus dem er sich seine Bausteine zusammenstellt.“ „luit Guard“ präsentiert sich somit als eine Anwendung, die alles besitzt, was für den betrieblichen Arbeitsschutz relevant ist. Das Programm ist dabei anwenderfreundlich und nahezu intuitiv zu nutzen. Selbstverständlich sendet das System per Mail auch Erinnerungen, wenn Fristen oder Prüftermine anstehen. Dank einer zentralen Dokumentenverwaltung sind nicht nur die Gefährdungsbeurteilungen jederzeit und überall verfügbar, es erfolgt auch eine Versionierung der Dokumente. Dies bietet den Vorteil, dass alles im System revisionssicher abgelegt ist.
Auch Updates funktionieren völlig unkompliziert. „Neulich hat sich beispielsweise was im Bereich Mutterschutz geändert“, berichtet Schnappauf. „Da wurde von uns ein Update programmiert und die Kunden bekamen dann automatisch einen Hinweis, dass Sie die Neuerungen herunterladen müssen. Eine Kleinigkeit, an die ein Betrieb sonst wohl nicht denken würde. So etwas setzen wir eben immer für unsere Kunden um.“
Von Camillo F. Kluge
PROSIS
… bietet am Dienstag, den 09.11.2021, die Teilnahme an einem kostenfreien Online-Workshop zum Thema
„Betriebliches Gefahrstoffmanagement – Maßnahmen vor dem erstmaligen Ersatz eines Gefahrsstoffes“ an.
Detaillierte Informationen erhalten Interessierte per Mail an produkte@prosis.de